Politique de protection des renseignements personnels

de la Fondation Vipassana de l’Est du Canada

Complément local à la  Politique de confidentialité  internationale

Dernière mise à jour : 18 novembre 2021

 

La présente politique de protection des renseignements personnels est la politique locale de la Fondation Vipassana de l’Est du Canada et est un complément de la Politique internationale.

Introduction

La Fondation Vipassana de l’Est du Canada (la Fondation) accorde une grande importance à votre vie privée et la respecte. De ce fait, elle s’est dotée d’une politique de protection des renseignements personnels  en 2001. Déjà diverses pratiques et procédures assuraient la confidentialité des informations recueillies et ces pratiques se sont perpétuées et développées à travers les années, entre autres lors de la mise en service d’une plateforme d’inscription en ligne. Une mise à jour importante de cette politique est entrée en vigueur le 25 mai 2018.

Nous avons rédigé la présente politique de protection des renseignements personnels pour expliquer la façon dont nous recueillons et utilisons les renseignements personnels lorsque les personnes remplissent le formulaire de demande d’inscription, le formulaire du jour d’arrivée au centre et  le cas échéant, les différents formulaires de santé requis pour l’étude de la demande de  participation.

 

Collecte des renseignements personnels

Nous recueillons ces données pour évaluer la demande  d’un·e étudiant·e à méditer un cours ou à servir au centre à savoir, lorsqu’une personne :

  • fait une demande d’inscription pour méditer ou pour servir un cours;
  • fait une demande d’inscription au Programme d’alternance méditer et servir.

 

Si une personne communique avec nous pour nous faire part d’un commentaire, d’une question ou d’une plainte, que ce soit par courriel ou par téléphone, nous pourrions également lui demander des renseignements permettant de l’identifier, comme son nom, adresse et numéro de téléphone, ainsi que d’autres renseignements dont nous avons besoin pour répondre rapidement à sa question ou à son commentaire. Nous pourrons conserver ces renseignements pour l’aider à l’avenir et améliorer nos services.

 

Accès aux données et Entente de confidentialité

Nous avons mis en œuvre des mesures administratives, techniques et physiques raisonnables afin de protéger les renseignements personnels sous notre garde et notre contrôle contre le vol, la perte et l’accès, l’utilisation, la modification et la divulgation non autorisés. Nous restreignons l’accès aux renseignements personnels aux registraires qui ont besoin de les connaître pour effectuer leur travail. L’accès aux renseignements personnels est limité selon les statuts et les rôles des registraires (registraire régulier, registraires spéciaux et coordonnateurs de cours, enseignants et enseignants-réviseurs).

De plus, toutes les personnes ayant accès aux formulaires d’inscription et autres documents afférents signent une entente de confidentialité.

 

Conservation de renseignements personnels

La Fondation se conforme à la règle générale de ne pas conserver d’informations devenues désuètes ou non pertinentes.

 

Formulaires de demande d’inscription

Nous disposons de processus de conservation des dossiers conçus pour ne pas conserver les renseignements personnels plus longtemps que nécessaire aux fins énoncées aux présentes ou pour répondre aux exigences légales.

 

Suppression des formulaires d’inscription reçus

Dans la semaine suivant la fin d’un cours (soit 4 à 6 mois suite à la date d’ouverture des inscriptions pour ce cours), les formulaires de demandes d’inscription sont supprimés (à une exception près exposée ci-dessous) que l’étudiant ait assisté au cours, annulé sa participation ou qu’il soit resté en liste d’attente.

 

Mise en réserve temporaire de certaines demandes d’inscription

Pour les demandeurs d’admission pour qui une révision de leur demande a été commencée en raison de leur santé mentale ou physique, leur dossier est mis en réserve pour une durée de 12 mois dans l’une des situations suivantes :

  • si l’étude de leur demande a été interrompue par eux (annulation ou non-réponse);
  • si la demande leur a été faite de reporter leur cours à plus tard; ou
  • s’ils n’ont pas été acceptés au cours pour l’instant avec acceptation ultérieure possible.

Et ce, afin de pouvoir reprendre le processus lors de la réception d’une nouvelle demande de participation.

 

Notes des enseignants

Comme expliqué dans la Politique de confidentialité internationale accessible lors du processus d’inscription en ligne, les enseignants peuvent prendre et conserver des notes sur les étudiants s’inscrivant ou participant à un cours. Vous trouverez le passage pertinent ci-dessous :

« Pour le bien-être des étudiants, le Centre pourrait estimer nécessaire de prendre et de conserver des notes sur tout problème de santé ou de comportement en relation avec le cours qui soit incompatible avec le Code de Discipline, ou qui indique éventuellement qu’un étudiant ne peut participer à un autre cours ou qu’il aura besoin d’un soutien supplémentaire lors d’un prochain cours. »

Le demandeur d’inscription, en transmettant son formulaire d’inscription, a préalablement consenti à cela. Dans l’éventualité où ce dernier participe à un cours de méditation, il y consent à nouveau en signant le formulaire du jour d’arrivée au centre.  

 

Consentement à l’usage de l’adresse courriel

L’outil principal de communication de la Fondation avec ses anciens étudiants sont les messages-courriels envoyés occasionnellement sur une liste d’envoi régionale. Pour recevoir de tels messages, l’ancien étudiant doit volontairement s’inscrire à la liste qui est donc gérée selon un mode « opt-in » compatible avec la Loi canadienne anti-pourriel. Si une personne est inscrite pour recevoir nos communications par courriel, elle peut se désabonner à tout moment en cliquant sur le lien de désabonnement figurant au bas du courriel.

 

Accès à l’information

Sous réserve des lois applicables, une personne a le droit d’avoir accès à ses renseignements personnels dont nous avons la garde et le contrôle, de les mettre à jour et d’en corriger les inexactitudes. Elle peut demander l’accès à ses renseignements personnels, leur mise à jour et la correction d’inexactitudes qu’ils comportent en nous envoyant un courriel. Nous pouvons demander certains renseignements personnels dans le but de vérifier l’identité de la personne qui demande l’accès à ses dossiers de renseignements personnels.

Comment nous contacter

Si vous avez des questions ou des commentaires au sujet de la présente politique de protection des renseignements personnels ou toute autre politique du site internet de Vipassana et leur mise en œuvre, ou si vous souhaitez avoir accès aux renseignements personnels que nous avons recueillis sur vous, vous pouvez nous contacter à :[email protected] .

 

Date d’entrée en vigueur

Cette politique de protection des renseignements personnels de la Fondation est en vigueur depuis le 5 décembre 2021. Elle est un complément local à la Politique de confidentialité internationale, elle-même entrée en vigueur le 25 mai 2018.

La Fondation Vipassana de l’Est du Canada se réserve le droit de modifier les termes de cette politique locale à tout moment, et ce à sa discrétion. Nous invitons toute personne à consulter régulièrement le présent document pour connaître ces changements. Nous indiquerons en haut de la présente politique la date de sa dernière mise à jour. La personne qui s’inscrit à un cours de Vipassana accepte de ce fait les politiques ci-dessus énoncées.

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